Zleceniem jest prowadzenie usługi dla społeczności lokalnej lub wybranej grupy społecznej, w której określony został przedmiot usługi, wskaźniki ilościowe dotyczące jej dostarczania oraz jakościowe
 

Co to jest zlecenie usługi?

Zleceniem jest prowadzenie usługi dla społeczności lokalnej lub wybranej grupy społecznej, w której określony został przedmiot usługi, wskaźniki ilościowe dotyczące jej dostarczania (np. usługi opiekuńcze, poradnictwo psychologiczne dla rodzin etc.) oraz jakościowe (świadczenie usługi na podstawie standardu minimalnego). Usługa świadczona jest z wykorzystaniem infrastruktury, której dysponentem pozostaje organizacja.

Poniżej prezentujemy, w jaki sposób niektórym samorządom udało się przejść zmianę i jaki osiągnęły efekt.

Przykład zlecenie usługi

Przykład zmiany – Zlecanie usług

STAN OBECNY STAN PO ZMIANIE

PRZYKŁAD 1

W Gminie działa Punkt Informacji Turystycznej, którego siedziba znajduje się w Ratuszu, punkt ten czynny jest zgodnie z godzinami pracy urzędu ograniczając dostęp tego miejsca dla potencjalnego turysty.

Gmina zleca zadanie prowadzenia usług wsparcia turystycznego w formie otwartego konkursu lub w formie zamówienia publicznego, określając jednocześnie skonsultowany wcześniej oczekiwany standard wykonywanej usługi.

PRZYKŁAD 2

Powiatowy Urząd Pracy zleca prowadzenie usług szkoleniowychz zakresu przedsiębiorczości firmom w drodze przetargów. Jednym z podstawowych kryteriów oceny złożonych ofert jest cena. Satysfakcja z tych usług nie jest zadowalająca.

Powiatowy Urząd Pracy zleca zadanie prowadzenia usług szkoleniowych dla osób chcących wnioskować o dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej.Konkurs odbywa się formie otwartego konkursu ofert w którym zawarto wytyczne, umożliwiające większą elastyczność w kształtowaniu usługi niż przy przetargu, możliwość zaproponowania przez organizacje pozarządową składającą ofertę dodatkowych rozwiązań wykorzystywanych przy innowacyjnych programach wspierania przedsiębiorczości , którymi dysponują NGO.



O czym warto pamiętać?

Korzyści i szanse z zastosowania typu Zlecanie usług

Korzyści< Szanse
  • Większa efektywność ekonomiczna (poprawia się relacja nakład/efekt).

  • Możliwość zaangażowania do realizacji usługi osób, których zasadniczą motywacją jest misja.

  • Organizacje z założenia powinny być nastawione na potrzeby klienta, a nie eksploatowanie go oraz na różnorodność realizacji usług.

  • Potencjalnie większa elastyczność realizacji usługi (uznawanie ludzkiej różnorodności, indywidualne podejście do osób, sytuacji).

  • Zmniejszenie biurokracji, mniejsza uwaga na procedury, większa na cel i efektywność.

  • Kumulowanie różnych zasobów przez organizacje (ludzkich i merytorycznych).

  • Możliwe lepsze wyodrębnienie zadań w samorządzie – możliwość skupienia się samorządu na badaniu satysfakcji zamiast na bezpośredniej realizacji usług (samorząd może się skupić na „innych/ważniejszych sprawach” np. podejściu strategicznym).

  • Doprowadzenie do specjalizowania się organizacji w dostarczaniu usług konkretnego rodzaju.

  • Inwestowanie w przyszłość, w potencjał partnerów – możliwość zdobywania przez nich kompetencji do wykonywania nowych zadań.

  • Wypełnianie luki między potrzebami społeczności lokalnej a możliwościami samorządu.

  • Większa „sprężystość” wspólnoty – większe umiejętności do kooperacji w innych sferach życia publicznego.

  • Poprawa jakości realizacji usług, jeżeli oparte są o misyjność organizacji.

  • Wartość dodana (organizacje mogą dodawać „coś ekstra” od siebie).

  • Generowanie innowacyjnych sposobów realizacji potrzeb społeczności lokalnej.

  • Wzmacnianie potencjału do podejmowania nowych wyzwań przez organizacje, koncentracja usług i działań (obudowywanie usług np. szkoła + przedszkole + żłobek).


W przypadku Zlecania usługi katalog kompetencji organizacji pozarządowych niezbędnych do prawidłowego zrealizowania zadania wydaje się być dosyć wąski, ponieważ sytuacja ta zasadniczo nie odbiega od tradycyjnego powierzania lub wspierania zadań publicznych realizowanych przez organizacje pozarządowe. Różnica polega przede wszystkim na tym, że to jednostka samorządu terytorialnego określa szczegółowo oczekiwania, co do planowanego zadania.

Dlatego też kompetencje/cechy, które powinna posiadać organizacja pozarządowa realizująca takie zadanie to:

  • zasoby kadrowe i organizacyjne do zorganizowania czy też wykonania usługi;

  • umiejętność zarządzania środkami publicznymi.


Kwestie prawne

Przekazanie organizacji zadania w formie zlecenia usługi nie budzi wątpliwości, ponieważ zadania publiczne należące do właściwości danej jednostki samorządu terytorialnego mogą być realizowane przez

  • samą jednostkę samorządu terytorialnego lub jej jednostki organizacyjne;

  • podmioty zewnętrzne, któremu samorząd zleci realizację zadania.

Przepis art. 5. Ustawy o pożytku zobowiązuje jednostki samorządu terytorialnego do realizacji zadań publicznych we współpracy z organizacjami pozarządowymi. Współpraca może obejmować wspólne definiowanie zakresu zadań, jakie mają zostać zrealizowane, wspólne określenie sposobu ich realizacji, jak również przekazanie realizacji zadania organizacji pozarządowej. Zakup usługi to właśnie przekazanie zadania do realizacji i może on nastąpić w dwóch formach:

  • zakup usługi w trybie Ustawy Prawo zamówień publicznych;

  • zlecenia zadania w trybie Ustawy lub innych ustaw.

Dla MKUS jest ważne, że zakupu usługi nie trzeba dokonywać w trybie Ustawy Prawo zamówień publicznych, tylko w trybie Ustawy o pożytku. Jest on prostszy na etapie postępowania konkursowego, dając możliwość dokładniejszego określenia sposobu realizacji zadania i nie przewiduje skomplikowanej procedury odwoławczej. Jedynym argumentem, który przemawia za zakupem usługi poprzez zamówienie publiczne, jest sposób rozliczenia. Przy realizacji usługi w trybie Ustawy o pożytku organizacja rozlicza się z poniesionych kosztów przedstawiając finansowe dowody źródłowe, a nie wystawiony przez siebie jeden dowód księgowy.

Procedura zlecenia realizacji zadania w trybie Ustawy o pożytku nie różni się od innych konkursów. Wyróżnia ją jedynie dokładniejsze określenie zakresu zadania niż ogólne wskazanie np. z zakresu wypoczynku letniego dzieci i młodzieży.

Aby przekazać organizacji pozarządowej zadanie w formie Zakupu usługi należy uwzględnić:

  • Niezbędne zapisy w programie współpracy

Program współpracy musi zawierać w swoich zapisach obszar, w jakim usługa ma być zlecona – powinno się to znaleźć w części Zadania priorytetowe lub Obszar współpracy.

  • Ogłoszenie o konkursie ofert

Organ wykonawczy wydaje zarządzenie o ogłoszeniu otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie usługi. Opis usługi powinien być bardzo szczegółowy, wskazujący na wszystkie aspekty związane z realizacją zadania.