Zleceniem jest prowadzenie trwałej instytucji o charakterze publicznym, świadczącej usługi na rzecz społeczności. Instytucja taka jest albo ujęta w aktach prawnych lub została określona w przepisach lokalnych
 

Co to jest Zlecanie instytucji

Zleceniem jest prowadzenie trwałej instytucji o charakterze publicznym, świadczącej usługi na rzecz społeczności. Instytucja taka jest albo ujęta w aktach prawnych (np. dom pomocy społecznej, świetlica środowiskowa) lub została określona w przepisach lokalnych (np. centrum organizacji pozarządowych, świetlica wiejska). Dla prowadzenia takiej instytucji niezbędne jest posiadanie odpowiedniej bazy (infrastruktury), która przekazywana jest przez samorząd lub pozostaje w dyspozycji organizacji, ale samorząd ponosi koszty jej utrzymania (w ramach zleconego zadania).

Poniżej prezentujemy, w jaki sposób niektórym samorządom udało się przejść zmianę i jaki osiągnęły efekt.

Przykład zlecenia instytucji

Przykład zmiany – Zlecanie instytucji

STAN OBECNY STAN PO ZMIANIE

PRZYKŁAD 1

Gmina prowadzi schronisko dla zwierząt, jako oddzielną instytucję samorządową. Do jego prowadzenia zatrudnia osiem osób – kierownictwa, obsługi administracyjnej oraz pracujących bezpośrednio przy zwierzętach.

Gmina ogłasza konkurs na realizację zadania polegającego na prowadzeniu schroniska dla zwierząt. Do wykonania zadania gmina przekazuje obiekt, w którym wcześniej funkcjonowało schronisko samorządowe. Ze względu na ogólnopolski charakter organizacji, może ona korzystać ze sprawdzonych wzorów działania. Angażuje do swojej działalności wolontariuszy oraz prowadzi akcje społeczne skierowane do różnych grup mieszkańców gminy (np. przedszkolaków, młodzieży szkolnej, dorosłych).

PRZYKŁAD 2

Gmina prowadzi szkołę, jako placówkę publiczną. Co rok do środków z subwencji oświatowej dokłada około 30% swoich własnych środków. Ze względu na kryzys finansowy rozpatrywany jest projekt przeniesienia dzieci z tej szkoły do innej, tak by zwiększyć liczebność oddziałów i ograniczyć koszty.

Dzięki aktywności gminy rodzice i nauczyciele zawiązali stowarzyszenie, które otrzymało do dyspozycji budynek szkolny i to ono stało się podmiotem prowadzącym nową szkołę. Dzięki aktywności członków stowarzyszenia w kolejnym roku planowane jest otwarcie przedszkola. Stowarzyszenie zdobyło dodatkowe środki na działalność z zewnętrznych dotacji, niedostępnych dla placówek publicznych.


O czym warto pamiętać?

Zasadniczą kwestią w przypadku zastosowania tego typu realizacji zadań publicznych jest to, czy urząd przekazuje istniejącą instytucję (dotychczas prowadzoną przez administrację samorządową lub inną organizację), czy chodzi o powołanie nowej instytucji. W pierwszym wypadku będziemy mieli do czynienia z instytucjami głęboko zakorzenionymi w świadomości mieszkańców (np. szkoła podstawowa), w drugim wypadku będzie to nowy podmiot (np. centrum organizacji pozarządowych, centrum wolontariatu, centrum aktywności lokalnej).

Organizacja pozarządowa, aby prowadzić instytucję (w obydwu opisanych wyżej sytuacjach) powinna posiadać następujące, kompetencje/cechy i zasoby:

    • wiedzę merytoryczną dotyczącą obszaru funkcjonowania instytucji,

    • stabilną kadrę,

    • umiejętność zarządzania,

    • wiarygodność i zaufanie mieszkańców.

Zagadnienia prawne

Podobnie jak w przypadku zakupu usługi, typ zlecenia prowadzenia instytucji organizacji pozarządowej od strony prawnej nie różni się od innych przeprowadzanych konkurów na podstawie Ustawy. To, co wyróżnia zlecenie zadania w postaci prowadzenia instytucji to zakres działań, jakie powinny być podjęte przed ogłoszeniem konkursu oraz szczegółowość dokumentacji konkursowej.

  • Standard realizowanego zadania

Niezbędne dla tego typu zlecenia jest wypracowanie we współpracy z zainteresowanymi podmiotami standardu, jaki powinna spełniać instytucja przekazana do prowadzenia organizacjom pozarządowym. Jest to niezbędne szczególnie istotne ze względu na wysokość środków finansowych potrzebnych do realizacji zadania publicznego odpowiadających jakości świadczonych usług, jakie powinien zabezpieczyć samorząd. Należy określić czas, na jaki instytucja jest przekazywana do prowadzenia. Wiele samorządów ze względu na trudności finansowe zawiera jedynie roczne umowy, co utrudnia racjonalne gospodarowanie środkami i długofalowy rozwój instytucji.

  • Warunki lokalowe

Wyjaśnienie spraw lokalowych z prowadzeniem instytucji. Może to być lokal specjalnie na ten cel przeznaczony przez administrację publiczną lub lokal, do którego organizacja ma już prawo. Ważną sprawą jest określenie takich kwestii jak wysokość czynszu, remontowanie i adaptacja pomieszczeń, doposażenie.

  • Oczekiwana zawartość dokumentacji konkursowej

Przygotuj zarządzenie o konkursie ofert na realizację zadania publicznego w zakresie prowadzenia instytucji. Ogłoszenie powinno  zawierać wszystkie aspekty związane z funkcjonowaniem i zakresem działań realizowanych w instytucji (podstawowy i oczekiwany standard realizacji usługi).  Powinno zawierać także wymogi jakie spełniać powinna organizacja prowadząca instytucję, a także warunki przekazania i użytkowania nieruchomości.