Podgląd Pobierz raport w wersji edytowalnej

1 Przygotowanie do zmiany

Pierwszym etapem we wdrażaniu Modelu jest przygotowanie do zmiany. Niezbędne jest odpowiedzenie na pytanie, czy wprowadzenie zlecania instytucji jest potrzebne, i czy jest  możliwe w Twoim samorządzie.

Udzielenie odpowiedzi na te pytania będzie możliwe, dzięki analizie wybranych obszarów - w tym potrzeb mieszkańców, ich oczekiwań, zastanowieniu się nad potencjalnym realizatorem, wpływem na wizerunek samorządu, czy koniecznymi zmianami prawnymi i planowaniem finansów.


  • Ten etap pomoże Ci znaleźć odpowiedź na dwa kluczowe pytania:
    • czy wprowadzenie Zlecania instytucji jest POTRZEBNE w Twoim samorządzie?
    • czy wprowadzenie Zlecania instytucji jest MOŻLIWE w Twoim samorządzie?


1
Dotychczasowe działania w ramach COP nie były wystarczające. Konieczne jest rozszerzenie działań o animowanie społeczności lokalnej tj. zarówno mieszkańców, jak i organizacji pozarządowych. Wskazane było, aby dotychczas wspierane obszary tj. edukację, kulturę fizyczną i sport, kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego oraz ochronę i promocję zdrowia poszerzyć o dodatkowe, dotychczas nierealizowane obszary, w których samorząd dostrzega lukę. Nowy COP ma pełnić funkcję nie tylko doradczą dla organizacji pozarządowych ale ma też być centrum rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Ełku. Wprowadzenie nowego standardu COP pozwoli również na lepsze wykorzystanie potencjału lokalowego udostępnianego przez miasto.
2
Ełckie Centrum Obywatelskie COP-ECO Jest instytucją wspierającą współpracę, oferującą zintegrowany pakiet, wspólnie definiowanych usług, dostosowany do warunków i możliwości działalności obywatelskiej. Celem ECO jest podniesienie kompetencji niezbędnych do realizacji misji i celów organizacji oraz zwiększenie aktywności mieszkańców. Wszystkie Działania ECO, prowadzone są w oparciu o takie wartości, jak: jawność, uczciwość oraz wzajemność Realizacja zadania zakłada udostępnienie budynku do prowadzenia działań COP.
3
Grupy, które będą korzystać z działań: mieszkańcy Ełku, organizacje pozarządowe działające na terenie Ełku Źródła informacji: sprawozdania z realizacji rocznych programów współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi, sprawozdania z dotychczasowej realizacji zadania - prowadzenie cop, analiza badania ankietowego przeprowadzonego przez COP w 2011r., od 2014-01-01, do 2014-02-01 Dodatkowe dane:ankiety (ankiety wysłane do organizacji pozarządowych - odbiorców wsparcia), spotkania (wywiad z przedstawicielami organizacji prowadzącej COP w chwili obecnej), od 2014-02-01, do 2014-03-01 Analiza danych:Organizacje wskazują na potrzebę bardziej kompleksowego wsparcia, wsparcie organizacji pozarządowych powinno zostać połączone ze wspieraniem aktywności obywatelskiej nie tylko na poziomie edukacja ale również wsparcia finansowego - regratning, konieczne jest skupienie działań COP w jednym miejscu tak, aby zwiększyć dostępność dla organizacji pozarządowych i mieszkańców.
4
Argumenty za akceptacją obecnego sposobu realizowania instytucji: nie ma konieczności przekazania budynku Argumenty przeciw obecnemu sposobowi realizowania instytucji: prowadzenie działań jest rozdrobnione, nie ma kompleksowej usługi wsparcia dla organizacji i mieszkańców
5
OPONENCI OPONENCI - ARGUMENTY organizacje dotychczas prowadzące działania cop - zwiększenie efektywności wydatkowanych środków, od 2014-03-01, do 2014-04-01 ANGAŻOWANIE SOJUSZNIKÓW SOJUSZNICY - DZIAŁANIA organizacje pozarządowe działające w Ełku - promocja nowego sposobu działania wśród innych organizacji media społecznościowe - rozpropagowanie informacji i korzyściach z realizacji nowego zadania nowy operator - rozpropagowanie informacji i korzyściach z realizacji nowego zadania, od 2014-03-01, do 2014-06-01
6
Pozytywne konsekwencje: zwiększenie dostępności dla odbiorców działań, wprowadzenie kompleksowego wsparcia zarówno dla organizacji jak i dla mieszkańców, zapewnienie ciągłości działań poprzez zlecenie zadania wieloletniego Negatywne konsekwencje:
7
Ełcka Karta Współpracy na lata 2013-2018; Ełcki Program Współpracy na rok 2014; Strategia Zrównoważonego Rozwoju Ełku do 2020 roku; Strategia Rozwiązywania problemów społecznych Miasta Ełku na lata 2008-2018; Strategia rozwoju sportu dla miasta Ełku 2013-2016; Zintegrowana strategia rozwoju Ełckiego Obszaru Funkcjonalnego na lata 2014-2025; Strategia Rozwoju Ośrodka Subregionalnego Ełk do roku 2025.
8
Dokumenty wymagające zmian: roczny program współpracy (zmiana nazwy nowego zadania i dopisanie go do programu współpracy wraz ze strandardem), wieloletni program współpracy (wpisanie nowego wieloletniego zadania), inne (wprowadzenie wieloletniego zadania do budżetu i WPF)
9
Efektywność społeczna: 0 Zmiana formy realizacji zadania ma niewielki wpływ na efektywność społeczną. Efektywność ekonomiczna: 38 700,70zł (57,59 %)

2 Wprowadzenie zmiany

Drugim etapem we wdrażaniu Modelu jest „wprowadzenie zmiany”. W tym momencie powinniśmy zadać sobie kolejne pytania w kluczowych obszarach, aby ostatecznie sformułować koncepcję zadania. Następnie na podstawie przeprowadzonych analiz przygotować potencjalnych realizatorów oraz przeprowadzić proces zakontraktowania zadania.

Kluczowe pytania w zakresie ostatecznej koncepcji zadania i przygotowania realizatorów.
Na tym etapie zaplanujesz JAK wprowadzić Zlecanie instytucji w Twoim samorządzie.

1
Organizacje zidentyfikowane, jako potencjalni realizatorzy zadania:Stowarzyszenie Adelfi Wsparcie możliwe przez samorząd: opracowanie standardu
od 2014-05-01 do 2014-07-01
2
Informowanie urzędników, radnych: spotkania z przedstawicielami poszczególnych komórek organizacyjnych, spotkania z radnymi, od 2014-02-01, do 2014-09-01 Działania komunikacyjne skierowane do potencjalnych oponentów: wskazanie korzystnych zmian jakie przyniesie formuła zadania wieloletniego oraz praca według wypracowanego standardu zadania., od 2014-04-01, do 2014-09-01 Działania komunikacyjne skierowane do potencjalnych sojuszników: spotkania informacyjne z organizacjami pozarządowymi będącymi potencjalnymi odbiorcami działań, rozsyłanie informacji o planowanej zmianie do organizacji pozarządowych, od 2014-05-01, do 2014-09-01
od 2014-02-01 do 2014-09-01
3
Zespół standaryzacyjny: potencjalni realizatorzy, przedstawiciele urzędu, eksperci Obszary standaryzacji: sposób informowania o działaniach, podstawowe parametry usługi (np. maks. liczba osób jednocześnie korzystających, maks. liczba osób prowadzących), podstawowe parametry niezbędnej infrastruktury (np. powierzchnia sali, dostęp dla osób niepełnosprawnych), kwalifikacje kadry, sposób raportowania działań Uwzględnienie elastyczności standardu: Tak - wykonywanie badań sektora obywatelskiego w Ełku w widełkach czasowych (co 2 - 3 lata) w zależności od potrzeb, odwołanie do urzędu jako instytucji odpowiedzialnej za rozstrzyganie sporów powstałych w wyniku realizacji zadania Forma obowiązywania standardu: załącznik do ogłoszenia konkursowego
od 2014-05-01 do 2014-10-01
4
Zmiany w programie współpracy: "prowadzenie ełckiego centrum organizacji pozarządowych", od 2014-09-01, do 2014-10-01
od 2014-09-01 do 2014-10-01
5
Cel konsultacji: konsultowanie ogólnej propozycji zlecenia usługi organizacji pozarządowej (konsultacje z organizacjami pozarządowymi założeń do funkcjonowania COP), konsultowanie podstawowych założeń zlecanej usługi (grup odbiorców, standardu realizacji usługi, wymagań co do realizatora, itp...) (analiza i weryfikacja wypracowanych zapisów, ewentualne naniesienie wskazanych zmian) Metody konsultacji społecznychAnkieta internetowa/formularz elektroniczny (mieszkańcy, organizacje pozarządowe), otwarte spotkanie (organizacje pozarządowe), grupa fokusowa (wybrane osoby uczestniczące w wywiadzie grupowym) (organizacje pozarządowe) Sposób publikacji wyników: na stronie internetowej urzędu znajdzie się raport z konsultacji
od 2014-09-01 do 2014-11-01
6
CEL EWALUACJI: Celem ewaluacji jest ocena realizacji zadania publicznego w formie zlecenia prowadzenia COP. Ewaluacja ma pomóc w określeniu skuteczności i efektywności zlecenia prowadzenia COP przez organizacje pozarządową. PYTANIA EWALUACYJNE;Jaka jest skala działań prowadzonych przez COP, W jaki sposób wsparcie dostosowywane jest do potrzeb odbiorców., Czy zadanie zostało zrealizowane zgodnie z przyjętym standardem, Czy i jak dużo środków finansowych pozyskano na realizację zadania METODY I NARZĘDZIAankieta (ankiety internetowe wśród odbiorców działań COP), analiza dokumentacji (analiza sprawozdań z realizacji zadania, ankiet ewaluacyjnych prowadzonych przez COP) Badanie satysfakcji odbiorców: Analiza ankiet ewaluacyjnych prowadzonych przez COP w trakcie realizacji zadania oraz ankiety wysyłane przez urząd
od 2016-01-01 do 2016-03-01

3 Plan pracy

To już ostatni element pracy z kreatorem. W tym miejscu możesz przygotować pełny harmonogram Twoich działań.

Na podsumowanie prac z kreatorem możesz sporządzić pełny HARMONOGRAM przeprowadzenia zmiany.

1
Działanie Od Do Osoba odpowiedzialna
Zebranie posiadanych danych 2014-01-01 2014-02-01
Ten etap pomoże Ci znaleźć odpowiedź na dwa kluczowe pytania: 2014-02-01 2014-03-01
PRZEKONANIE OPONENTÓW 2014-03-01 2014-04-01
ANGAŻOWANIE SOJUSZNIKÓW 2014-03-01 2014-06-01
Wsparcie potencjalnego realizatora 2014-05-01 2014-07-01
DZIAŁANIA KOMUNIKACYJNE 2014-02-01 2014-09-01
W jaki sposób przygotowany zostanie standard dla realizatora instytucji? 2014-05-01 2014-10-01
Opracowanie zmian prawnych 2014-09-01 2014-10-01
KONSULTACJE SPOŁECZNE 2014-09-01 2014-11-01
MONITORING I EWALUACJA 2016-01-01 2016-03-01